Perencanaan untuk kesuksesan bisnis sering kali mengabaikan unsur terpenting, yaitu bagaimana informasi bisnis dikelola. Pencarian produktivitas jarang memperhatikan peran penting informasi bisnis dalam melatih, mendukung, dan mempersiapkan orang-orang dalam bisnis.
Unit pelatihan layanan pemerintah di Australia meluncurkan struktur penggerak baru di bagian jaringan mereka yang memungkinkan pengelolaan informasi dan materi di lokasi yang tetap dan konstan. Struktur drive didasarkan pada pekerjaan unit yang menyediakan: indeks bahasa alami untuk bekerja dan bekerja terkait informasi melalui struktur folder; fokus untuk meninjau semua kebutuhan informasi unit; tempat untuk menyimpan produk terkait folder seperti templat dan tautan ke materi lain, orang, organisasi, situs web, dan sumber daya, serta tempat pelatihan bagi personelnya; manfaat manajemen informasi di berbagai bidang seperti lokasi materi yang lebih cepat, kontrol versi, dan proses peninjauan; tingkat akuntabilitas yang lebih besar untuk file dan materi dan kemampuan untuk membuat cadangan materi penting sesuai kebutuhan.
Ini bukan solusi perangkat lunak. Itu bukan manajemen dokumen, pengetahuan atau arsip. Itu mengelola informasi di mana ia digunakan dan menyatukan segala sesuatu yang dibutuhkan setiap orang untuk melakukan pekerjaan penting mereka.
Ini tentang bisnis apa pun dan bisnis di mana pun. Dalam contoh ini, staf lembaga pemerintah bekerja di lingkungan manajemen informasi bisnis baru yang sepenuhnya mendukung pekerjaan penting yang mereka lakukan. Hal ini bagi kepala unit merupakan awal dari cara baru dalam mengelola dan mendukung setiap anggota staf dalam berbagai program dan khususnya dalam memenuhi tujuan kompetensi dalam pelatihan yang mereka berikan untuk relawan layanan darurat. Ini adalah akuntabilitas di tingkat paling senior dan muncul karena manajer secara pribadi mengambil apa pun yang diperlukan untuk praktik terbaik setelah menyadari bahwa tanggung jawab untuk sukses harus dimulai dari atas.
Manajer mudah menerima pandangan bahwa tempat penyimpanan informasi sama pentingnya dengan informasi itu sendiri jika digunakan untuk mengelola secara efektif dan produktif. Ini mengarah pada manfaat ekonomi dan staf didukung dan diakui.
Struktur penggerak untuk menjadi jaringan cerdas untuk unit ini dirancang dengan manajemennya untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari pekerjaan yang akan mereka lakukan dan untuk digunakan dengan baik di masa depan.
Metodologi ini mudah dan dapat diandalkan. Sekarang tersedia dan cepat untuk diterapkan dan digunakan. Ini bebas untuk memilih dan bebas untuk digunakan dan sejumlah bisnis memiliki daftar hasil yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Bisnis dengan jaringan cerdas yang dirancang di sekitar bisnis dan untuk bisnis memiliki CEO dan manajer senior yang tahu bahwa dokumen dan file tentang subjek apa pun dan dalam format apa pun berada di tempat yang tepat, bahwa apa yang ada adalah apa yang seharusnya ada dan apa yang dibutuhkan dapat terus-menerus dan mudah ditinjau.
Karena struktur jaringan baru, kepatuhan dan kebutuhan kebijakan telah diidentifikasi dan anggota staf memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan setiap Media informasi terupdate saat. Mereka memiliki informasi latar belakang dan tautan ke materi pendukung yang relevan di folder tempat mereka bekerja untuk membantu pemahaman dan pelatihan mereka.
Bisnis tersebut telah mampu fokus pada, membuat, memperbaiki dan kebijakan situs, prosedur, template, manual, struktur pelaporan dan panduan untuk mendukung pekerjaan setiap anggota staf dan kelompok.
Kebutuhan pelatihan staf terus ditinjau dan pelatihan dibuat, dikumpulkan, dikelola, disimpan dan disediakan untuk staf kapan dan di mana mereka membutuhkannya dan pelatihan berkelanjutan.
Setiap proyek baru didukung oleh sumber daya atau tautan ke lokasi mereka. Tautan tersedia ke sumber daya dalam bisnis, ke pekerjaan terkait yang dilakukan di tempat lain. Pengetahuan bisnis tentang setiap proyek dicatat oleh staf saat mereka bekerja.
Bisnis telah mampu membuat aturan baru untuk komunikasi dan informasi dan email membawa tautan bukan lampiran. Duplikasi file dan upaya adalah sesuatu dari masa lalu dan masalah kebingungan versi yang mengganggu tidak ada lagi.
Di lebih dari satu bisnis, pengumpulan dokumen hard copy lama yang rumit telah diatur ulang dan jika memungkinkan digitalisasi telah dilakukan. Sekarang file kertas dan media lainnya dicatat, diberi label dan disimpan dalam urutan yang sama dengan informasi berbasis komputer dan informasi tersebut termasuk dalam pengetahuan bisnis. Perpindahan ke arsip ditentukan oleh kebijakan.
Dengan jaringan cerdas, beberapa bagian jaringan memiliki cadangan khusus dan pengaturan keamanan dan ini ditentukan oleh konten dan kebutuhan bisnis.
Sekarang dimungkinkan untuk memiliki grup yang mengelola integritas sistem penyimpanan informasi dengan konvensi penamaan file dan bekerja dengan baik. Pengaturan untuk pengawasan dan pengendalian sudah ada dan berfungsi.
Terbaik dari semua, bisnis tersebut terus melihat penghematan biaya yang signifikan dalam penyimpanan dan waktu staf dan biaya besar dalam waktu dan sumber daya yang digunakan dalam mencari bahan telah menghilang.